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Automatisierung im Personal Management – HR 3.0

Oft hört man von gestandenen Unternehmer: „Wenn du irgendwie kannst, dann lass diese Sache mit den Mitarbeitern“. Doch woran liegt das? Liegt es tatsächlich daran, dass Mitarbeiter nur Geld kosten, aber kein Geld erwirtschaften? Oder liegt es daran, dass Mitarbeiter vom Chef als Menschen dritter Klasse behandelt werden? Die Wahrheit liegt wie so oft irgendwo in der Mitte. Wie Sie Ihr Personal Management auf die nächste Stufe heben, dass möchte ich in diesem Artikel erläutern.

Automatisierung im Personal Management ohne den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, damit die menschliche Komponente nicht verloren geht. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie man Mitarbeiter automatisiert gewinnt, habe ich erklärt: Recruiting Automatisierung: 256.600 € pro Jahr sparen

Wie man das Mitarbeiter Onboarding automatisiert, habe ich hier erklärt: Mitarbeiter Onboarding automatisieren: ROI von 1.113 %

Probleme im Personal Management

Es macht einen erheblichen Unterschied, ob man die Mitarbeiter selbst bezahlt, oder ob das Unternehmen für das man arbeitet die Mitarbeiter bezahlt. Oftmals werden Mitarbeiter irgendwie mit durchgeschliffen, auch wenn sie woanders vielleicht glücklicher wären. In diesem Artikel möchte ich nicht aufzeigen wie viel mehr Umsatz man erwirtschaften kann, sondern wie viel Geld man als Unternehmen bei Prozessen sparen kann.

Die Probleme im Personal Management habe ich in den oben verlinkten Artikeln zwar schon näher beleuchtet, aber ich möchte noch einmal kurz darauf eingehen.

Bewerbungsflut managen

Unternehmen verwalten ihre Bewerber oft in Excel-Listen, versenden oftmals keine Eingangsbestätigung und haben auch sonst eine mangelnde Kommunikationsqualität mit dem Bewerber. Hier kann ein Bewerbermanagementtool schon erste Abhilfe schaffen. Damit beheben Sie auch Probleme in Bezug auf die DSGVO. Mit dem richtigen Tool können Sie den kompletten Prozess abbilden und automatisieren. Sie entscheiden mit einem Klick nur noch „Ja“ oder „Nein“. Der Rest passiert automatisch. Damit können Sie 256.600 € pro Jahr und mehr einsparen.

Natürlich sollte man unqualifizierte Bewerber nicht in der Luft hängen lassen. Manuell kostet dies enorme Ressourcen. Automatisiert ist es nur ein Klick. Doch warum sollte man eine vernünftige Absage an nicht qualifizierte Bewerben senden? Zum einen natürlich aufgrund des AGG, zum anderen lässt sich mit einer vernünftigen Absage ein Bewerber zu einem Fan umwandeln.

Was passiert aufgrund schlechter Kommunikation mit dem Bewerber? Sie verursachen mehr Arbeit. Sie rufen an, schreiben E-Mails und wollen einfach wissen, wie es weitergeht.

Onboarding der neuen Mitarbeiter

Ein weiteres Problem stellt oftmals das Onboarding der neuen Mitarbeiter dar. Bei einem manuellen Prozess werden für die Einarbeitung immer zwei Mitarbeiter benötigt. Einer, der einarbeitet und einer, der eingearbeitet wird. Probleme bereitet es außerdem, wenn einer neuer Mitarbeiter immer wieder Fragen stellen muss, weil es kein internes Dokument zum Nachschlagen gibt. Mit der Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses können Sie einen Return On Investment von 1.113 % und mehr erreichen.

Vor der Digitalisierung muss natürlich individuell erfasst werden:

  • Welche Ressourcen bindet die Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Kosten)?
  • Ist hierfür eine Strategie definiert?
  • Gibt es hierfür klare Einarbeitungspläne? (Qualität)

Nachdem ein neuer Mitarbeiter diesen Prozess durchlaufen hat, sollte dieser Feedback abgeben, was an diesem Prozess gut und was schlecht war. Regelmäßige Optimierungen sparen viel Zeit.

Mitarbeiterweiterbildung

Zur Mitarbeiterweiterbildung gehört auch alle Mitarbeiter zeitnah über Wissen und Neuheiten zu informieren, ohne dass Mitarbeiter oder Unternehmer dadurch übermäßig Zeit verlieren. Dafür kann zum Beispiel eine kurze Videobotschaft aufgenommen und diese an alle Mitarbeiter verschickt werden.

Weiterhin sagen Mitarbeiter oft „Ich mach das schon 20 Jahre so“, aber eigentlich sollte er sagen „Ich habe keine Zeit, Lust oder die Entfaltungsmöglichkeit um mich weiterzuentwickeln und neue Methoden zu erlernen“. Dies muss nicht zwingend die Schuld des Mitarbeiters sein. Dies kann auch die Schuld des Unternehmens sein, dass keine Lust hat, Ressourcen in eine Weiterbildung zu stecken. Dabei sollte man, meiner Meinung nach, Mitarbeiter fordern und fördern. Dann kommen diese auch langfristig motiviert zur Arbeit.

Was sind nun die konkreten Probleme bei der Mitarbeiterweiterbildung? Die Abstände, in denen Wissen überholt ist, werden immer kleiner. Mitarbeiter lesen oft nicht gründlich genug die Handbücher und Anweisungen, da Sie oft keine Zeit dafür haben, oder nicht gerne lesen. Daher ist die Art der Wissensaufnahme entscheidend. Kurze, knackige Videos bleiben im Kopf und werden oft aufmerksamer verfolgt. Lebenslanges lernen wird immer wichtiger. Dennoch bilden sich nur 5 % der Angestellten in Deutschland regelmäßig weiter.

Wer aufhört besser zu werden, hört auf, gut zu sein! – Philip Rosenthal

Fazit der Automatisierung im Personal Management

Vor der Automatisierung:

  • viel Zeit für Tätigkeiten, ohne Umsatz
  • nervende, wiederkehrende Aufgaben
  • viel Nachsteuerungsbedarf
  • häufige Rückfragen
  • hohe Kosten

Nach der Automatisierung:

  • Zeit für Umsatz-produzierende Aufgaben
  • spürbar mehr Zeit für neue Aufgaben
  • stetiger Qualitätsgewinn
  • verständliche Standards
  • „set it and forget it“ Prozesse

Wenn Sie Interesse haben diese Themen in Ihrem Unternehmen umzusetzen, dann vereinbaren Sie einen Termin mit mir oder nutzen Sie das Kontaktformular am Ende dieser Seite.

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