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Mitarbeiter Onboarding automatisieren – ROI von 1.113 %

Um den Fachkräftemangel zu lösen sind nur 5 Schritte notwendig:

  1. Eine Strategie
  2. Eine ordentliche Karriereseite
  3. Eine Recruiting Kampagne
  4. Das Recruiting selbst
  5. Eine Onboarding Kampagne

Über die Automatisierung der ersten vier Schritte habe ich schon einen Artikel erstellt: Recruiting Automatisierung – 256.600 € pro Jahr sparen

In diesem Artikel geht es darum, wie man das Mitarbeiter Onboarding automatisieren kann.

Warum sollte man das Mitarbeiter Onboarding automatisieren?

Laut dem Gallup. Engagement Index 2018 kündigen 15 % aller Mitarbeiter am ersten Arbeitstag innerlich. Es wird ein großer Aufwand betrieben um neue Mitarbeiter und Fachkräfte zu gewinnen, doch kommt der Mitarbeiter dann heißt es oft „Wer sind Sie? Ach so! Der neue Mitarbeiter. Ähm. Ja. Also wir haben Ihren Arbeitsplatz noch nicht fertig. Setzen Sie sich doch erst mal dorthin.“

Meistens geht es dann negativ weiter. Es gibt keinen Einarbeitungsplan, keine interne Wissensdatenbank, niemanden, der sich für den Mitarbeiter verantwortlich fühlt und dann braucht der Mitarbeiter 6 Monate bis er zu 100 % produktiv eingesetzt werden kann.

Daher kündigt jeder 5. innerhalb der ersten zwei Monate.

In einer Studie von Haufe wurden 480 Mittelständische Unternehmen befragt, wie wichtig das Thema Onboarding für sie ist. Dabei kam heraus, dass 60 % der Unternehmen glauben, dass die Anfangsfluktuation mit besserem Onboarding verringert werden könnte. 83 % der Unternehmen sehen in ihrem aktuellen Prozess ein Verbesserungspotenzial.

Onboarding Automation am Beispiel eines Autohauses

Das fiktive Autohaus hat:

  • 6 Standorte
  • 200 Mitarbeiter
  • 20 Neueinstellungen pro Jahr

Legt man hier die oben liegende Studie zugrunde, dann kündigen 3 Mitarbeiter innerlich schon am ersten Tag und 4 ziehen es nach den ersten zwei Monaten auch wirklich durch. Durch die Automatisierung kann man diese Zahl um 50 % senken. Was das finanziell ausmacht, zeige ich im weiteren Verlauf dieses Textes.

Eine neue Stelle zu besetzen kostet einem Unternehmen ca. 40 % des Jahresgehaltes. Bei 50.000 € Jahresgehalt kostet das 20.000 €.

Wie setzen sich diese 20.000 € zusammen?

  • Wenn ein Mitarbeiter geht, dann muss der gesamte Bewerbungsprozess neu durchlaufen werden
  • Der Ausscheidende Mitarbeiter wird bis zum Ende seiner Vertragslaufzeit nicht mehr motiviert mitarbeiten
  • Der neue Mitarbeiter muss erneut eingearbeitet werden
  • Andere Mitarbeiter haben eine Mehrbelastung

Wenn also zwei Mitarbeiter gehen, dann entstehen durch die Neubesetzung Kosten von 40.000 €. Dazu kommt der entgangene Umsatz.

  • Facharbeiterstunde: 80,00 €
  • Abrechenbar pro Tag: 6 Stunden
  • durchschnittliche Vakanzzeit: 113 Tage (~ 80 Werktage)
  • pro Mitarbeiter: 38.400 €
  • zwei Mitarbeiter: 76.800 €

Onboarding Prozess in den meisten Unternehmen

Der Mitarbeiter fängt an und erhält einen Personalfragebogen. Diesen füllt er händisch aus, gibt diesen der Personalabteilung und diese muss alle Daten in eine Excel-Tabelle einpflegen. Daraus resultiert:

  • schwer zu lesen
  • fehleranfällig
  • aufwendig
  • lange Laufwege

Wenn der Mitarbeiter dann anfängt, wird meistens ein Laufzettel und wenn es hochkommt noch ein Einarbeitungszettel abgearbeitet und das war es.

Die Prozesse digitalisieren und automatisieren

Der erste Schritt ist die Digitalisierung des Personalfragebogens. Ich mache das mit dem WordPress Plugin Gravity Forms, da es hier eine Schnittstelle zu Klick-Tipp gibt.  Hier gibt es zum manuell ausgefüllten Personalfragebogen einen ganz großen Vorteil. Man gibt Antwortmöglichkeiten vor. Steuerklasse, Schulabschlüsse, etc. Man kann Pflichtfelder definieren. Welche Daten müssen auf jeden Fall erhoben werden? Es gibt Upload Felder. Das bedeutet, der neue Mitarbeiter kann, wenn nötig, Dokumente hochladen. Beispielsweise die Geburtsurkunde des Kindes. Bei dem Beispiel einer Kuh-Werkstatt ergibt es Sinn den Führerschein hochladen zu lassen.

Dieser Ablauf kann folgendermaßen aussehen:

Mitarbeiter Onboarding automatisieren - Mitarbeiter ist eingestellt

Nachdem der Mitarbeiter eingestellt wurde, erhält dieser eine E-Mail mit einem Link zu dem Formular, um seine Daten auszufüllen. Sollte dies nach 5 Werktagen noch nicht geschehen sein, dann erhält der neue Mitarbeiter eine Erinnerung dies bitte zu erledigen.

Außerdem erhält der Personalleiter eine E-Mail mit einem Link zu einem Formular. Dort wählt dieser aus, was der Mitarbeiter alles benötigt. Beispielsweise einen Computer, Sicherheitsschuhe, ein Foto für die Webseite oder ein Hemd mit dem gestickten Logo der Firma.

Soll ein Foto für die Webseite erstellt werden, dann erhält der Fotograf automatisch eine E-Mail. Diese E-Mail kann wie folgt aussehen:

Mitarbeiter Onboarding Automatisierung - Foto für die Webseite erstellen

Das lässt sich beliebig erweitern. Es lassen sich sogar Abfragen einbauen, ob der Termin wahrgenommen werden kann. Wenn nein, dann soll eine automatisiert ein Termin vereinbart werden. Die Möglichkeiten sind endlos. Ich halte die Systeme aber gerne einfach und übersichtlich. Sollten dann Probleme in der Praxis auftreten kann man individuell schauen an welcher Stelle es hakt und das System entsprechend erweitern.

Weitere Automatisierungen

  • Organisation erster Arbeitstag
  • Einrichtung E-Mail + Telefon
  • Bereitstellung Hard- und Software
  • Zugriff auf IT-Systeme
  • Zugangsschlüssel Gebäude
  • Informationen an  das Flottenmanagement
  • Bestellung Arbeitsmaterialien, Arbeitskleidung
  • Informationen an den Betriebsrat
  • Informationen an Behindertenbeauftragte
  • Planung von Schulungen
  • Bestellung Visitenkarten
  • Mitarbeitergespräch nach Probezeit
  • Quartals- und Jahresgespräche
  • uvm.

Das alles sind wiederkehrende Prozesse, die viel Zeit kosten und sich automatisieren lassen. Leider wird dieses Potenzial von 90 % aller Firmen nicht ausgeschöpft.

Ersparnis Mitarbeiter Onboarding

Wenn Sie diese ganzen Prozesse manuell erledigen, dann versucht dies in der Regel 32 Stunden Arbeit über alle Mitarbeiter, die an dem Prozess beteiligt sind, hinweg.

  • Arbeitseinsatz á 40,00 € x 8 Std. x 4 Tage = 1.280 €
  • 20 Mitarbeiter = 25.600 €

Das Autohaus spart bei 20 Neueinstellungen effektiv 25.600 € an Arbeitszeit, die produktiv für andere Dinge eingesetzt werden können.

Und was ist, wenn ein Mitarbeiter geht? Offboarding Kampagnen!

Wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt, dann werden auch dort Prozesse angestoßen. Diese Prozesse können ebenfalls automatisiert werden. Hier ein kleiner Überblick:

  • Info an Vorgesetzte
  • Kündigungsbestätigung erstellen
  • Merkzettel übergeben
  • Arbeitszeugnis erstellen
  • Rückgabe Firmenwagen
  • Accounts und Zugänge sperren
  • Rückgabe von Schlüssel, Chipkarten, Arbeitsmaterialien
  • Weiterleitung von E-Mails
  • Projektübergabe
  • Wissenstransfer
  • Organigramm anpassen
  • Meldung an Krankenkassen

In einem Workshop werden alle Prozesse ermittelt, visualisiert und anschließend von mir umgesetzt.

Ersparnis der Offboarding Prozesse

Offboarding geht meistens schneller als Onboarding, daher rechne ich in diesem Beispiel mit 3 Tagen Arbeitszeit und 20 Mitarbeitern, die die Firma pro Jahr verlassen.

  • Arbeitseinsatz á 40,00 € x 8 Std. x 3 Tage = 960 €
  • 20 Mitarbeiter = 19.200 €

Automatisierte Erstellung von Formularen

Zu diesem Thema wird es in Zukunft einen eigenen Artikel geben, aber man kann sogar die Erstellung von Formularen automatisieren. Die benötigten Daten wurden bereits am Anfang der Onboarding Kampagne erfasst und werden automatisiert übertragen.

  • Arbeitsvertrag
  • Vollmachten
  • Bescheinigungen
  • Zeugnisse
  • Zertifikate
  • uvm.

Hierbei können bei 20 Mitarbeitern weitere 4000€ gespart werden.

  • Arbeitseinsatz 5 Formulare x 40,00 € x 1 Std. = 200 €
  • 20 Mitarbeiter = 4000 €

Gesamtersparnis der automatisierten On/Offboarding Prozesse

Zum Schluss möchte ich aufzeigen wie viel Geld das Autohaus pro Jahr durch die Automatisierung dieser Prozesse sparen kann.

  • Ersparnis Neubesetzung der Stellen = 40.000 €
  • Zurückgewonnener Umsatz = 76.800 €
  • Ersparnis Onboarding = 25.600 €
  • Ersparnis Offboarding = 19.200 €
  • Ersparnis Erstellung von Formularen = 4.000 €
  • Summe bei 20 Mitarbeitern, pro Jahr = 165.600 €
  • Ersparnis pro Mitarbeiter, pro Jahr 8.280 €

Was kostet die Mitarbeiter Onboarding Automatisierung?

Neben den Kosten für die Dienstleistung kommen noch Kosten für die Zuarbeit durch Ihre Mitarbeiter und Kosten für die Software hinzu.

  • Dienstleistung = 7.500 €
  • Zuarbeit 85 Std. á 40,00 € = 3.400 €
  • Personalleiter 8 Std. á 80,00 € = 640 €
  • Klick-Tipp pro Jahr = 1609,20 € + 690 € Einrichtungsgebühr
  • Klick-Tipp-Webmerge-API, Webmerge.me = 1.036 €
  • Gesamtaufwände im ersten Jahr = 14.875,20 €
  • Aufwände im zweiten Jahr = 2645,20 €

Wie man sehen kann, lohnt sich dieses System schon ab 2 neuen Mitarbeitern pro Jahr. Der Return on Investment beträgt bei 20 Mitarbeitern 1113,26 % im ersten Jahr.

Wenn Sie Interesse haben, dann können Sie gerne einen Termin vereinbaren oder das unten stehende Kontaktformular nutzen.

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