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Recruiting Automatisierung – 256.600 € pro Jahr sparen

Recruiting Automatisierung spart Ihrem Unternehmen Zeit und Geld. Lesen Sie jetzt was es kostet, wie viel Zeit Sie sparen und was es Ihrem Unternehmen bringt.

Mehr als eine Million Jobs in Deutschland sind unbesetzt. Im Jahr 2017 waren 765280 langfristig unbesetzt. Doch welche der 3 Parteien hat die meisten Probleme Fachkräfte zu finden? Kleine Unternehmen, Mittelständische Unternehmen oder große Konzerne?

Bei Konzernen sind nur 98.000 Jobs ausgeschrieben, bei mittelständischen 429.000 Jobs und bei kleinen Unternehmen 572.000 Jobs. Somit haben Konzerne nur wenig Probleme mit dem sogenannten Fachkräftemangel, während kleine und mittelständische Unternehmen große Probleme haben.

Doch woran könnt dies liegen? Während 92 % aller Konzerne Software nutzen, um Ihren Recruiting Prozess zu optimieren, setzen nur 35 % der mittelständischen und nur 4 % der kleinen Unternehmen Software ein. Das bedeutet, dass über 90 % aller Unternehmen keine Recruiting Software einsetzen.

Der heutige Recruiting Prozess

In den meisten Unternehmen laufen Recruiting Prozesse seit vielen Jahren so ab. Es wird eine PDF-Datei mit der Stellenausschreibung erstellt. Diese wird auf der Webseite hochgeladen. Bewerber bewerben sich und schicken Ihre Bewerbung an bewerbung@unternehmen.xyz. Im Unternehmen selbst werden die Bewerberdaten hin und hergeschickt. Die Personalabteilung verwaltet diesen Prozess kompliziert mit Excel-Listen. Es sind sehr viele manuelle Schritte zu bewältigen und dabei entstehen viele Probleme.

Welche Probleme bietet der aktuelle Recruiting Prozess?

Sobald die Vakante Stelle besetzt wurde oder nach spätestens 6 Monaten, müssen die Bewerberdaten gelöscht werden. Wie stellen Sie sicher, dass jeder der die Bewerberdaten bekommen hat, diese auch löscht? Das kann nicht zu 100 % sichergestellt werden. Sollte Ihr Unternehmen eine Datenschutzprüfung bekommen, dann kostet Sie jeder Verstoß gegen die DSGVO bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Wenn also nur zwei Bewerberdaten nicht gelöscht wären, dann würde Sie dies im schlimmsten Fall 2 × 4 % des weltweiten Jahresumsatzes kosten.

Ein weiteres Problem ist, dass Absagen oft nicht AGG konform geschrieben werden. Hat der Personaler mal einen schlechten Tag und eine Formulierung ist nicht so wie sie sein sollte, dann kann auch dies Strafen und Abmahnungen mit sich bringen.

Auch schlechte Kommunikation mit dem Bewerber kann Problematisch werden. Oftmals erhalten Bewerber eine Bestätigung, dass die Bewerbung eingegangen ist, doch danach kommt oft lange nichts. Dies hat zur Folge, dass Bewerber (insbesondere wenn Sie eine Absage bekommen haben), eine schlechte Bewertung auf Kununu hinterlassen. Im schlimmsten Fall sind potenzielle neue Bewerber davon abgeschreckt und bewerben sich erst gar nicht.

Viele manuelle Prozesse kosten auch viel Zeit. Die Bewerbung erstellen und auf allen relevanten Stellenbörsen zu veröffentlichen kostet Zeit, aber der eigentliche Bewerbungsprozess kostet noch viel mehr Zeit. Selbst wenn man sich viele Textbausteine in einer Datei ablegt, so braucht man für jede Mail, die man verschickt im Durchschnitt 10 – 15 Minuten. Noch schlimmer wird es, wenn man Termine mit dem Bewerber vereinbaren will. Man muss oft hinterhertelefonieren, meistens gehen die Bewerber nicht ran, weil diese selbst arbeiten sind. Wenn diese zurückrufen, ist der Mitarbeiter von der Personalabteilung vielleicht grade selbst in einem Meeting. Dann werden E-Mails hin und hergeschrieben, bis dann irgendwann mal ein Termin gefunden wurde.

Google indexiert keine Stellenausschreibungen die als PDF-Datei veröffentlicht werden. Dies bedeutet eine schlechte Reichweite und weniger Bewerbungen. Weiterhin muss diese PDF manuell auf die Webseite implementiert werden. Im schlimmsten Fall muss man jede Stellenausschreibung, die auf der Webseite veröffentlicht werden soll an seine Webdesign Agentur abgeben. Dies ist auch ein hoher finanzieller Aufwand.

Wie Sie sehen, gibt es hier viele Probleme, die man jedoch lösen kann.

E-Recruiting Software – Die Ausgangsbasis

Damit die Recruiting Automatisierung funktionieren kann, muss erst einmal eine vernünftige Ausgangslage hergestellt werden. Ich bin Connectoor Partner und setze diese Software bei meinen Kunden ein. Connectoor ist eine Stellen- & Bewerbermanagement Softwarelösung. Als Unternehmen melden Sie sich hier an und können damit Stellen ausschreiben, Bewerber managen. Man kann die Stellen auf der eigenen Homepage, auf sozialen Netzwerken, auf über 1000 externen Stellenbörsen und auf Google for Jobs ausschreiben. Dies geht alles mit nur wenigen Klicks. Übrigens: Man spart bis zu 60 % bei Job Postings auf externen Stellenbörsen wie Xing und LinkedIn, wenn man dies über den Connectoor macht.

Ich sehe es als meine Aufgabe an die Digitalisierung im Recruiting und auch im Marketing in KMU’s voranzubringen.

Stellenausschreibung mit Connectoor erstellen

Die Stellenausschreibung wird im Interviewverfahren erstellt. Dabei werden folgende Fragen beantwortet:

  • Welche Stelle soll besetzt werden?
  • Wann soll die Stelle besetzt werden?
  • Wen suchen Sie?
  • In welchem Bereich suchen Sie?
  • Weitere Informationen

Wie wird eine Stellenanzeige mit Connectoor angelegt?

Aufgrund dieses Interviews wird jede Stellenbeschreibung auf die gleiche Art und Weise erstellt. Wenn vorher kein Prozess vorhanden war, dann jetzt.

Stellenausschreibungen mit Connectoor veröffentlichen

Nachdem die Stelle erstellt wurde, wird im letzten Schritt gefragt auf welchen Plattformen die Stelle veröffentlicht werden soll. Die Reichweite kann man mit nur einem Klick erweitern. Natürlich ist es auch problemlos möglich die Stelle mit nur einem Klick auf Facebook, Twitter und weiteren sozialen Netzwerken (Xing und LinkedIn gehören auch dazu) zu teilen. Damit steigern Sie die Reichweite enorm.

Multiposting mit Connectoor

Dies ist auch schon der erste Schritt zur Automatisierung. Vorher musste man noch auf jeder Plattform die Stelle manuell veröffentlichen. Jetzt geht es mit einem Klick. Wenn man den Connectoor nutzt, dann muss nur ein zweizeiliger Code auf Ihrer Homepage eingefügt werden und alle Stellenausschreibungen werden automatisch hinzugefügt.

Der Bewerbungsprozess mit Connectoor

Nicht nur für Sie geht nun alles schneller, leichter und unkompliziert, sondern auch für Ihre Bewerber. Der Bewerber klickt auf die Stelle, anschließend auf „Jetzt bewerben“ und schon geht ein dreistufiger Prozess los. Dieser ist übrigens Plattformunabhängig. Es ist egal ob der Bewerber sich auf Ihrer Homepage oder auf Xing, LinkedIn, Facebook, etc. bewirbt. Der Ablauf ist immer der gleiche. Dieser Prozess ist individualisierbar. Im Folgenden zeige ich den Standardprozess.

Im ersten Schritt werden persönliche Daten abgefragt. Anrede, Name, Adresse, E-Mail-Adresse, etc.

Connectoor Bewerbungsformular Schritt 1

Im zweiten Schritt gibt man seine Fähigkeiten an.

Connectoor Bewerbungsformular Schritt 2

Im letzten Schritt lädt man seine Bewerbungsunterlagen hoch.

Connectoor Bewerbungsformular Schritt 3

Nach dem Klick auf den Button „Bewerbung absenden“ ist der Prozess auch schon abgeschlossen.

Die Bewerberverwaltung mit dem Connectoor

Die Bewerber im Connectoor in der Übersicht

Die Verwaltung der Bewerber funktioniert wie ein CRM-System. Man sieht alle Bewerber auf einen Blick und kann sich auch nur Bewerber für einzelne Stellen anzeigen lassen. Bei einem Klick auf den Bewerber kann man sich alle von ihm übermittelten Informationen und Dokumente anzeigen lassen. Weiterhin werden hier interne Kommentare und Bewertungen zu diesem Bewerber angezeigt und in welchem Schritt des Bewerbungsprozesses er sich grade befindet.

Das Bewerberprofil in Connectoor

In dieser Maske ist es auch möglich den Bewerber an einen Teamleiter zu schicken. Dafür muss keine interne Mail mit personenbezogenen Daten versendet werden. Dies minimiert Probleme mit Verstößen gegen die DSGVO enorm.

  • Zentrale Verwaltung aller Recruiting-Aktivitäten
  • vollständige Unterlagen von Bewerbern
  • interne Weiterleitungen und internes Voting möglich
  • DSGVO-konform

Herausforderungen trotz Connectoor

Auch, wenn bis hierher schon viele Verbesserungen an den internen Prozessen erreicht wurden, so gibt es trotzdem noch Herausforderungen die zu bewältigen sind. Da Sie jetzt mehr Bewerbungen erhalten muss auch mehr kommuniziert werden. Aktuell ist es noch so, dass man aus dem Connectoor heraus die Mails manuell verschickt. Dies führt zu einer Überlastung der Mitarbeiter und dies führt im Endeffekt wieder zu schlechten Prozessen und langen Wartezeiten für die Bewerber. Daraus resultieren dann erneut Bewerberverluste, weil andere Unternehmen einfach schneller waren. Die mangelnde Kommunikation führt, wie auch schon oben erwähnt, zu einem Reputationsverlust.

Recruiting Automatisierung mit Klick-Tipp und Connectoor

An dieser Stelle kommt die Recruiting Automatisierung ins Spiel. Dafür wird eine zweite Software as a Service Lösung benötigt. Klick-Tipp. Klick-Tipp ist ein Tool zur Automation von Kommunikation über E-Mails. Diese Software kann über eine Schnittstelle mit Connectoor kommunizieren.

Als HR-Manager stehen Sie bei jedem Schritt im Bewerbungsprozess an einer Y-Gabelung. Sie müssen entscheiden, ob es für den Bewerber weiter geht oder nicht.

Bewerbungsprozess in Klick-Tipp abbilden

Nach Ihrer Beauftragung komme ich im ersten Schritt in Ihr Unternehmen. Dort setze ich mit Ihnen zusammen und analysiere den aktuellen Bewerbungsprozess. Dieser wird anschließend visualisiert. Daraufhin setze ich mich hin und erstelle eine Excel-Datei anhand dieses Prozesses. Ihr HR-Team bekommt diese Datei zugesendet und muss die E-Mail Texte erstellen. Auf dem folgenden Bild sehen Sie, wie so etwas exemplarisch aussehen könnte.

Excel-Liste mit Beispielmails im Bewerbungsprozess

Wie könnte ein beispielhafter Prozess aussehen?

  1. Eingang
  2. Sichtung
  3. Engere Auswahl
  4. Einladung Erstes Interview
  5. Erstes Interview hat stattgefunden
  6. Einladung Zweites Interview
  7. Zweites Interview hat stattgefunden
  8. Schicke Personalfragebogen raus
  9. Prüfung Personalfragebogen
  10. Vertrag soll erstellt werden
  11. Vertrag ist erstellt
  12. Vertrag ist versandt
  13. Vertrag ist unterzeichnet zurück
  14. Vertrag ist beidseitig unterzeichnet
  15. Pause/Wiedervorlage

Natürlich kann man den Prozess auch noch komplexer gestalten. Beispielsweise kann die Terminvergabe automatisiert erfolgen oder es gibt unterschiedliche Prozesse für Auszubildende, Minijobber, Führungskräfte, usw. Jeder Schritt kann übersprungen werden. Somit könnte man nach der Sichtung direkt zur Vertragserstellung übergehen.

An jeder Stelle muss der HR-Manager nur noch entscheiden Ja oder Nein. Alles Weitere passiert automatisch. Der Bewerber bekommt über jeden Schritt eine Information und wird somit immer abgeholt. Vorbei sind die Zeiten in denen Bewerber wochenlang nichts hören.

Wie Sie sehen, ist die Recruiting Automatisierung eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.

Weitere Möglichkeiten der Recruiting Automatisierung

Da es den Rahmen dieses Artikels sprengen würde, möchte ich nun mit Stichpunkten weitere Möglichkeiten aufzeigen, die man im Rahmen der Recruiting Automation auch noch automatisieren kann. Gerne können Sie mit mir einen Termin vereinbaren, dann erläutere ich Ihnen die Punkte genauer.

Zeit und Geld Sparen mit der Recruiting Automatisierung

Wie viel Zeit und Geld sparen Sie nun mit Hilfe der Recruiting Automatisierung? Wenn Sie mit Ihren eigenen Zahlen rechnen wollen, dann klicken Sie hier.

Die Albert Schweitzer Stiftung W+B sagt, dass sie durch die Automatisierung im Durchschnitt 40 Minuten Zeit pro Bewerbung sparen. Insgesamt bekommen sie 1.560 Bewerbungen pro Jahr. Das bedeutet eine Zeitersparnis von 1.040 Stunden. Rechnet man nun mit einem HR-Manager Gehalt von 40 € pro Stunde (reale Kosten für den Arbeitgeber), dann ergibt sich eine Ersparnis von 41.000 € pro Jahr. Hier wurden jedoch nur die bestehenden Prozesse automatisiert. Das heißt, die Prozesse sind nicht so komplex wie der Beispiel-Prozess oben.

Legt man den oben angebenden Prozess zugrunde, dann rechnet sich das folgendermaßen:

  • 14 Schritte im Bewerbungsprozess = 25 Kampagnen
  • im Durchschnitt endet der Bewerbungsprozess bei 35 %
  • durchschnittlich werden somit 15,05 Mails pro Bewerbung versendet
  • durchschnittlich braucht ein Personaler 12 Minuten pro E-Mail (manuell)
  • 10 Stellenausschreibungen pro Monat mit durchschnittlich 15 Bewerbungen
  • Zeitersparnis durch Automation: 6.415 Stunden pro Jahr
  • Geldersparnis bei 40 € Stundenlohn: 256.600 € pro Jahr

Dieser Betrag mag Ihnen jetzt hoch vorkommen. Dies kommt jedoch durch den enormen Zeitaufwand, den der Prozess manuell darstellen würde. Daher wird so ein Prozess auch nicht manuell umgesetzt. Das ist personell gar nicht möglich. Man bräuchte 4 weitere HR-Manager um dies umzusetzen.

Was kostet die Recruiting Automatisierung?

  • Connectoor: 30 aktive Stellen – 199 € pro Monat oder 1.990 € pro Jahr + 990 € Einrichtungsgebühr
  • Klick-Tipp: 149 € pro Monat oder 1.609,20 € pro Jahr + 690 € Einrichtungsgebühr
  • E-Termin: 29 € pro Monat oder 311 € pro Jahr
  • Beratung und Umsetzung: ab 4.500 €

Daraus ergeben sich Kosten im ersten Jahr von 10.704 € bei monatlicher Zahlung. Die 4.500 € beziehen sich auf einen Prozess wie oben beschrieben.

Sie möchten gleich loslegen? Dann vereinbaren Sie am besten einen Termin.

Welche Firmen setzen Recruiting Automatisierung mit dem Connectoor ein?

Zu guter Letzt möchten Sie bestimmt wissen welche Firmen Recruiting Automatisierung mit dem Connectoor einsetzen. Dafür folgt nun ein kleiner Auszug an Firmen, welche diese Software einsetzen. Wichtig: Diese Firmen sind nicht meine Kunden, aber die Namen sollten Ihnen bekannt vorkommen.

  • Caritas
  • Thomas Henry
  • Der Paritätische Gesamtverband
  • Deutscher Franchiseverband
  • Der Mittelstand – BVMW
  • McDonald’s
  • und mehr als 800 weitere Firmen und Verbände

Haben Sie noch Fragen?

Erfahrungen & Bewertungen zu Denny Weber - Recruiting und Marketing Automatisierung

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