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Visitenkarten Kontakte automatisiert nachfassen – So geht’s

Messekontakte mit Klick-Tipp automatisiert nachfassen

Visitenkarten Kontakte nachfassen ist für viele Unternehmen, wenn es manuell durchgeführt wird, ein großes Problem, aber warum?

Auf Messen erhalten Vertriebsmitarbeiter oft hunderte Visitenkarten. Davon muss jeder Kontakt manuell ins CRM eingepflegt werden, anschließend werden E-Mails verschickt, die DSGVO bereitet einem Probleme, und es gibt noch mehr aufwendige Prozesse, die manuell abgearbeitet werden müssen.

Visitenkarten und die DSGVO

Während es zu Zeiten des Bundesdatenschutzgesetzes kein Problem war Visitenkarten auszutauschen, sieht es heute ganz anders aus. Denn heute ist das Entgegennehmen einer Visitenkarte das Erheben von personenbezogenen Daten.

Artikel 13 DSGVO: „Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgendes mit: […]“.

Die Transparenzerklärung enthält 14 Punkte und man muss nur nachweisen, dass diese übergeben wurde und es muss keine Bestätigung erfolgen. Konkret: Es muss der Person lediglich mitgeteilt werden. Dies muss nachgewiesen werden. Es spielt keine Rolle, ob es mündlich oder schriftlich mitgeteilt wird. Allerdings möchte niemand 14 Punkte mündlich mitteilen. Bis dahin ist der Kontakt schon längst über alle Berge. Außerdem kann man diesen Prozess nicht nachweisen. Damit fällt dies schon mal raus. Bleibt also noch die schriftliche Mitteilung. Doch wer hat schon Lust immer einen riesigen Stapel an Papier mit sich herumzutragen? Den Nachweis kann man hier auch nur mit einer Unterschrift erbringen. Das ist also alles ziemlich aufwendig.

DSGVO – Risiken mit Visitenkarten

Man könnte natürlich auch sagen: „Das habe ich schon immer so gemacht.“ und auf das Beste hoffen. Doch das ist keine Option, denn die monetären Risiken übertreffen das Kosten/Nutzen-Verhältnis um ein vielfaches. Was passiert, wenn der Betroffene die Erhebung bestreitet?

Kann der Erhebende die Einwilligung nicht beweisen, dann drohen extrem hohe Schadensersatzzahlungen und Bußgelder. Das Risiko erhöht sich mit jeder einzelnen entgegengenommen Visitenkarte. Jeder Verstoß gegen die DSGVO kann ein Bußgeld von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen. Vier Verstöße = 4 × 4 %. Die DSGVO stellt KMU also unter enorme bürokratische und zeitliche Belastungen.

Wie sieht also die Lösung aus? Automatisierung.

Transparenzerklärung automatisiert versenden

Jetzt erkläre ich, wie Sie bei Ihrem potenziellen neuen Kunden Eindruck schinden ohne eine Vollzeitstelle schaffen zu müssen.

Im ersten Schritt nehmen Sie die Visitenkarte entgegen und informieren Ihr Gegenüber darüber, dass Sie diesen Prozess digitalisiert haben und daher keine Visitenkarte im Austausch anbieten. Sie nehmen die Visitenkarte und scannen diese, vor den Augen des Gesprächspartners, mit einer App auf Ihrem Handy ein. Die Daten werden zu 90 % korrekt erkannt. Das bedeutet, dass auch Vorname, Nachname, Geschlecht automatisch zugewiesen werden. Sollte es hier Probleme geben, dann können Sie sofort manuell eingreifen und die Daten korrigieren. Die App übermittelt die Daten anschließend an Klick-Tipp. Klick-Tipp sendet anschließend automatisch eine E-Mail mit der Transparenzerklärung und Ihrer digitalen Visitenkarte. Diese Visitenkarte kann der potenzielle Kunde sofort in seinem E-Mail-Programm hinterlegen (mit nur einem Klick). Dies führt dazu, dass zukünftige Mails mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit zugestellt werden und nicht im Spam-Ordner landen.

Weiterhin wird die Mail im CC mit der Transparenzerklärung an ein eigenes E-Mail-Postfach gesendet. Beispielsweise transparenz@xyz.de. Dies führt dazu, dass Sie zu 100 % immer nachweisen können, dass Sie eine Transparenzerklärung verschickt haben und somit sind Sie hier auf der sicheren Seite.

Welche Kosten kann ich mit der automatisierten Sendung der Transparenzerklärung einsparen?

Mit nur einer einzigen Mail, die automatisiert verschickt wird kann man pro Jahr mehr als 10.870,20 € sparen. Dabei ist noch kein automatisiertes Nachfassen einberechnet. Es geht hier lediglich um die Datenpflege und die Transparenzerklärung. Im Detail sieht die Rechnung so aus:

  • 3 Außendienstmitarbeiter
  • 220 Visitenkarten pro Monat
  • 7,5 Minuten pro E-Mail
  • 2,5 Minuten für die Übertragung der Daten in das CRM
  • insgesamt 10 Minuten pro Visitenkarte
  • 36,6 Arbeitsstunden pro Monat
  • 24,75 € durchschnittlicher Stundenlohn
  • 905,85 € Kostenersparnis pro Monat
  • 10.870,20 € Kostenersparnis pro Jahr

Was kostet die Umsetzung für das automatisierte Senden der Transparenzerklärung?

Die Kosten belaufen sich für diesen einen Prozess auf 3799,20 €. Das Tolle daran ist, dass Klick-Tipp Enterprise die perfekte Ausgangslage für viele weitere Prozessautomatisierungen ist.

  • 1.500 € für die Dienstleistung
  • 1609,20 € für ein Jahr Klick-Tipp Enterprise + 690 € Einrichtungsgebühr

Messekontakte automatisiert nachfassen – So geht’s richtig

Mit der automatisierten Sendung der Transparenzerklärung ist der erste Schritt getan. Doch warum sollte die Automatisierung an dieser Stelle halt machen?

Jeder Vertriebsmitarbeiter wird in Klick-Tipp als eigenständiger Nutzer für die Business Card Reader App angelegt. Dann weiß Klick-Tipp welcher Mitarbeiter diese Visitenkarte eingescannt hat und kann an den Kunden eine E-Mail mit dem korrekten Absender und der richtigen Signatur senden, so, dass es so aussieht, als ob der Mitarbeiter diese Mail selbst versendet hätte.

Wichtig ist hierbei, dass die E-Mail erst abends nach Messeschluss an den Kunden gesendet wird. Beispielweise am Messetag um 18:34, wenn man im Hotel sitzt. Der Kunde soll nicht das Gefühl haben, eine automatisierte E-Mail zu erhalten. Der Vertriebsmitarbeiter kann auf der Messe sagen „Ich kümmere mich darum, dass Sie noch heute Ihre Informationen bekommen“. Das passiert auch. Jedoch ohne Manpower investieren zu müssen.

Für jeden Mitarbeiter kann festgelegt auf welche Daten von welcher Messe er Zugriff erhält. Somit haben Mitarbeiter A und B nur Zugriff auf die Daten von Messe 1 und 2, während Mitarbeiter C und D nur Zugriff auf die Daten von Messe 3 haben.

Weitere Vorteile des digitalen Kontaktmanagements

  • Sie haben immer aktuelle, korrekte Kontaktdaten in digitaler Form.
  • All Ihre Kontakte haben Ihre aktuellen, korrekten Daten in digitaler Form.
  • Ganze Vertriebsteams haben immer aktuelle, korrekte Adressbücher.
  • Ideal für Messen, Branchenveranstaltungen, Networking u.v.m.
  • Macht einen hochprofessionellen Eindruck beim Kunden

Work in Progress

Die App wird aktuell kontinuierlich verbessert. Hier ein kurzer Ausblick auf Features, die aktuell implementiert werden.

Die Fotos, die von der Visitenkarte durch die App erstellt werden, werden auch nach Klick-Tipp übertragen. Somit kann man jederzeit nachsehen wie die Visitenkarte aussieht und Fehler korrigieren, die sich eventuell in Eile eingeschlichen haben könnten.

Jeder Scan einer Visitenkarte lässt das System besser werden. Es gibt so viele Vor- und Nachnamen, dass die automatische Geschlechtererkennung, oder die Erkennung von Vor- und Nachname, zu 100 % funktionieren wird. Je mehr Firmen diese App nutzen, desto besser wird die Erkennung. Aktuell liegt die Erkennungsrate bei ca. 90 %. Was ein wirklich fantastischer Wert ist. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die Daten der Visitenkarte lokal auf dem Handy umgewandelt werden und das Bild nicht erst auf einem Server analysiert wird (Stichwort: Datenschutz).

Was ist beim automatisierten Nachfassen von Visitenkarten Kontakten noch möglich?

An dieser Stelle geht die Magie erst richtig los. Natürlich sollten Sie nicht nach einer E-Mail aufhören mit der Automation, sondern Sie sollten weitere Informationen, Videos oder Testimonials versenden, um Ihren Umsatz drastisch zu steigern. Das Absender Profil entspricht dem exakt dem Vertriebler und somit sehen diese Mails so aus, als ob sie von Hand geschrieben wurden.

Wie kann so eine Kampagne aussehen?

Die Kampagne wird durch das Scannen der Visitenkarte gestartet. Anschließend bekommt der Kontakt sofort die Transparenzklärung zugesendet. Folgend gibt es eine Ziel-Trennung. Das Ziel dieser Kampagne ist eine Terminvereinbarung.

Es ist egal an welchem Punkt der Kampagne der Termin vereinbart wird. Sobald dies geschehen ist, wird die Kampagne beendet. Sollte nach der 7 Tage Wartezeit noch immer kein Termin vereinbart worden sein, dann erhält der Vertriebsmitarbeiter eine Nachricht und kann selbst telefonisch nachfassen.

Visitenkarten Kontakte automatisiert nachfassen

Sie können auf der Messe auch schon definieren, ob der Kontakt ein A, B oder C Interessent ist. Je nach Gruppierung passieren unterschiedliche Dinge. Bei A-Interessenten könnte zum Beispiel der Vertrieb eine Information bekommen, dass der Kontakt so schnell wie möglich telefonisch nachzufassen ist. Bei B-Interessenten wird die Terminvereinbarungskampagne gestartet und bei C-Interessenten erst mal nur ein paar Informationen mit einem Link zu weiteren Informationen. Sollte der Link angeklickt werden, dann bekundet der C-Interessent mehr Interesse und wird somit ein B-Interessant. Entsprechend bekommt er nun die Terminvereinbarungskampagne zugesendet.

Visitenkarten Kontakte automatisiert nachfassen – Was kostet es?

Die Kosten für die oben genannte Kampagne um Visitenkarten Kontakte automatisiert nachzufassen liegen bei 6.799,20 €. Natürlich kann diese Kampagne auch mehrsprachig umgesetzt werden. Dann wird es jedoch teurer.

  • 4.500 € für die Dienstleistung
  • 1609,20 € für ein Jahr Klick-Tipp Enterprise + 690 € Einrichtungsgebühr

Wenn Sie Lust haben dieses Projekt mit mir umzusetzen, dann vereinbaren Sie doch einen Termin oder nutzen Sie das unten stehende Kontaktformular.

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